Варианты автоматической сборки сводных отчетов на наглядных примерах:
Трассировка результатов
При суммировании цифр в сводном отчете часто возникает необходимость разложить полученную сумму на слагаемые по каждому подразделению. Read More
Уведомление пользователей
Панель персональных событий
Каждому пользователю системы отправляются сообщения при наступлении касающихся его события. Read More
Инструкция инициатора отчета
Чтобы собрать отчет с филиалов необходимо выполнить несколько этапов.
Рассылка шаблонов
Инициатор отчета создает исполнителям (филиалам) шаблоны отчетов для ввода данных. Делается это с помощью пошагового мастера шаблонов в полуавтоматическом режиме.
Там уже все предустановлено администратором (но вы можете отредактировать), необходимо только задать срок исполнения. При этом каждому филиалу будет создан отдельный чистый шаблон отчета, исполнителям на e-mail будут отправлены уведомления, инициатору отчета будет создан сводный документ «Сбор данных»
Контроль предоставление данных
В окне документа «Сбор данных» можно контролировать процесс предоставления данных с помощью колонки «Дата предоставления».
Если дата подсвечена оранжевым цветом, значит отчет предоставили позже даты последней консолидации, т.е. эти данные еще не учтены в сводной форме. В таком случае необходимо еще раз нажать кнопку «Консолидация»
Открыть отчет одного филиала можно в колонке «Данные отчета»
Если предоставленные данные некорректны, то инициатор отчета может отклонить выбранный отчет. Кнопка «Отклонить» вернет документ на редактирование исполнителю.
Сбор данных
Кнопка «Консолидация» соберет сводную форму отчета из предоставленных данных. Будет открыта результирующая форма отчета, которую можно дополнительно отредактировать, сохранить, экспортировать в Ексель. В сводной форме доступна функция трассировки для расшифровки итоговой суммы.
Интерфейс исполнителя
Панель ввода данных слева состоит из двух окон. В верхней части шаблоны отчетов, которые надо предоставить, в нижней — архив предоставленных данных. Документ «Ввод данных» содержит одну большую кнопку. Остальные поля закрыты на редактирование, но можно, например, посмотреть контакты инициатора отчета.
По кнопке «форма отчета» открывается шаблон, который необходимо заполнить и записать. По окончании ввода всех данных в отчет его необходимо предоставить, при необходимости приложить сканированную распечатку с подписью и печатью. Печать отчета осуществляется из Эксель. В форме отчета кнопка «Экспорт», далее как обычно — задаются разметка страницы и параметры печати.
После предоставления данных редактирование отчета будет закрыто. Оставлена возможность открыть отчет в Эксель, но изменения в УСД сохранить нельзя, только к себе на компьютер в виде файла Эксель. Если возникнет необходимость отредактировать данные уже после предоставления, то следует обратиться к инициатору отчета. Он может отклонить отчет, вернув его на редактирование.
Интерфейс администратора
Администратор системы для каждого отчета должен определить настройки доступа пользователей и настройки сбора данных. Создать шаблон формы отчета MS Excel конвертированием в xml data.
Демонстрация полного цикла настройки
На примере стандартной бухгалтерской регламентированной отчетности.
1. Шаблон XML
Подготовить шаблон отчета в xml из формы MS Excel (формы отчетов взяты из комплекта регламентной отчетности 1С:Бухгалтерия 7.7.)
2. Настройка сбора
Определить настройки сбора отчета.
Требовать скан отчета — означает что исполнитель не сможет нажать кнопку «Предоставить», пока не добавит файл картинки со сканом.